Van gap-analyse naar step-analyse

19/7/2018

Heb jij ook leren werken met de 'gap-analyse'? Dit is een klassieke probleemgerichte benadering bij organisatieontwikkeling. Iedereen die bedrijfskunde of management gestudeerd heeft, heeft deze aanpak geleerd. Een brainwave leidde tot een positief alternatief: de 'step-analyse'.

De beroemde gap-analyse
De opzet is even simpel als hij vaak deprimerend is: je analyseert eerst wat de huidige situatie is, dit wordt dan aangeduid met de Duitse term ‘ist'. Daarna wordt een beeld gevormd over wat de gewenste situatie is, dit wordt de ‘soll’ genoemd. Vervolgens wordt de ‘gap’, of in gewoon Nederlands het ‘gat’ geanalyseerd tussen waar we nu zijn en waar we willen zijn. Dit gat wordt gevuld met alles wat ontbreekt en hier wordt pijnlijk duidelijk wat er allemaal niet goed is aan de huidige situatie. Confronterend voor de betrokken medewerkers, en vaak inspirerend voor managers en adviseurs. Vooral die laatsten gaan dan graag aan de slag met de verbeterplannen.

Een andere benadering
Er is ook een andere benadering mogelijk bij organisatieverbetering. Dat noem ik het werken met de ‘step-analyse’. Bij de step-analyse wordt de focus van de betrokkenen anders gericht, waardoor een meer positieve energie kan ontstaan en daarnaast ook sneller praktische handvatten gevonden worden. Het verschil met de gap-analyse zit hem vooral in de focus. Bij de gap-analyse ligt de focus op wat er ontbreekt in de huidige situatie. Bij de step-analyse ligt de focus op wat er nu al wél aanwezig is in de huidige situatie en hoe dit gebruikt kan worden.

Hoe werkt de step-analyse

Kort gezegd kan je je een trap voorstellen. Als organisatie sta je op een tree. De step-analyse begint met het analyseren van de huidige situatie, alleen ligt de focus op wat er al wel is. Je kijkt dus achterom en onderzoekt hoeveel treden je al beklommen hebt en hoe je dat voor elkaar hebt gekregen. In deze analyse gaat de aandacht naar die elementen die waardevol zijn, waar kracht en succes van de organisatie zit. Vervolgens analyseer je met elkaar hoe je deze werkzame ingrediënten kan gebruiken om een tree hoger te komen op de trap. Deze analyse is praktisch en korte termijn gericht. Je bedenkt acties, afspraken en experimenten die je zsm een traptree hoger brengt. Na een of twee maanden herhaal je het proces. Dat is de step-analyse.

Bij de step-analyse wordt dus wel een ‘ist’ situatie geanalyseerd net als bij de gap-analyse, alleen is deze gericht op wat er goed gaat en niet op wat er ontbreekt. Een verschil is dat er bij de step-analyse niet persé een ‘soll’ situatie wordt bedacht als doelsituatie. Wat wel kan is dat het team een kwalitatieve analyse maakt van de kwaliteiten die ze willen nastreven. Die kwaliteiten zijn dan geen bestemming om te bereiken (geen 'soll' dus), maar een ijkpunt om richting mee te bepalen. Het bepalen van zo’n ijkpunt is soms heel behulpzaam om acties en afspraken op elkaar af te stemmen. Overigens is zo'n ijkpunt lang niet altijd nodig. Vaak weten de teamleden intuïtief al prima welke kant het op moet met de organisatie en helpt de step-analyse al voldoende om dit expliciet te maken.

Zelf leren werken met de step-analyse

Het werken met de step-analyse klinkt veel managers aantrekkelijk in de oren. Maar het werken vanuit een gap-analyse lijkt soms diep in de genen van organisaties te zitten. Goede bedoelingen verzanden dan snel als er druk op de ketel komt. Als adviseur merk ik dat het echt helpt om samen een training te volgen om dit soort inzichten in te laten dalen. Het vergt meer dan een oppervlakkig toepassing, maar als mensen het zelf eenmaal ervaren hebben is het daarna redelijk eenvoudig om een traject op koers te houden. Als een team dezelfde taal heeft leren spreken kunnen ze elkaar aanspreken en scherp houden op de gekozen aanpak, ook als er druk op de ketel komt.

Wil jij met je team ook experimenten met de step-analyse? Neem gerust contact op om vrijblijvend de mogelijkheden te onderzoeken van begeleiding. Klik hier voor meer informatie over onze adviesdiensten